Contrôle qualité de l'expert-comptable : le préparer

Le contrôle qualité de l'Ordre porte sur deux choses : l'organisation du cabinet (ses systèmes et ses procédures) et la façon dont chaque expert-comptable applique les normes dans ses dossiers. Le contrôleur vérifie notamment, pour les dossiers choisis, la présence d'une lettre de mission, d'un dossier de travail qui lui correspond et d'un rapport adapté. Un assistant interne aide surtout en amont : retrouver les procédures, repérer les pièces manquantes, préparer les réponses au questionnaire.

Les éléments ci-dessous viennent de la FAQ de la commission qualité de l'Ordre des experts-comptables Région Paris Île-de-France. Les modalités pratiques peuvent varier d'une région à l'autre : vérifiez auprès de votre conseil régional.

Qui est contrôlé, et sur quel périmètre

La FAQ précise que le contrôle s'étend à toute l'activité du professionnel désigné :

• toutes les structures dans lesquelles il exerce ;
• tous les experts-comptables actifs de ces structures (associés, salariés, signataires ou non) ;
• tous les bureaux secondaires du ressort de la région.

Elle cite l'article 407 du règlement intérieur de l'Ordre : le contrôle porte sur la structure d'exercice et sur chacun de ses membres inscrits, et peut s'étendre aux travaux fournis par des filiales ou d'autres organismes qui concourent aux missions.

Toutes les missions d'expertise comptable y sont soumises, sauf l'expertise de justice, le commissariat aux comptes et la formation. La sous-traitance de commissariat aux comptes, elle, est contrôlée. Les missions de conseil et de sous-traitance suivent les mêmes règles déontologiques et normes que les autres.

Comment se déroule le contrôle

La campagne se déroule entre juin et octobre. Le professionnel remplit d'abord un questionnaire préparatoire, puis le contrôleur fixe la date. Le contrôle dure une journée sur place. La sélection est aléatoire, sur des critères définis chaque année par le conseil régional : un cabinet déjà contrôlé peut l'être de nouveau.

Le « triptyque » à retrouver dans chaque dossier

Pour les missions de sous-traitance, la FAQ parle d'un « triptyque » de base : un contrat de prestation avec le donneur d'ordre, un dossier de travail conforme, un rapport au mandant. Pour les missions de conseil, elle cite la lettre de mission, le dossier de travail en adéquation, le rapport adapté. C'est une bonne grille pour tous les dossiers.

Ce qu'un assistant interne peut faire

Un assistant qui a lu le manuel de procédures, les check-lists de révision et le modèle de lettre de mission du cabinet peut :

• répondre aux questions de l'équipe sur la procédure applicable (« quelle est notre procédure d'acceptation d'un nouveau client ? ») en citant le document interne ;
• donner, pour un type de mission, la liste des pièces attendues dans le dossier de travail selon les procédures du cabinet ;
• aider à préparer les réponses au questionnaire préparatoire en retrouvant les documents qui décrivent l'organisation.

Il ne peut pas : juger qu'un dossier est conforme aux normes, compléter un dossier de travail après coup, ni répondre au contrôleur à la place du professionnel. La FAQ précise d'ailleurs que le contrôle technique ne se fait pas en l'absence du professionnel concerné.

Un exemple de préparation

Par exemple, un cabinet désigné pour la campagne peut demander à chaque chef de mission de poser à l'assistant la même question pour trois de ses dossiers : « Quelles pièces notre procédure demande-t-elle dans le dossier de travail d'une mission de présentation ? » Il compare ensuite la liste aux dossiers réels. L'assistant fournit la grille ; l'humain fait le contrôle.

Le livre blanc IA de l'Ordre Paris Île-de-France recommande aussi que les processus intégrant l'IA soient documentés et validés : si votre assistant fait partie de vos procédures, décrivez-le dans le manuel.