Faut-il commencer par les dossiers des clients ?

Non. Commencez par les textes publics et les documents internes validés. Les données des clients relèvent du secret professionnel et ne vont que dans un outil validé par le cabinet, avec des accès par équipe.

Combien de documents pour démarrer ?

Peu. Le livre blanc de l'Ordre Paris Île-de-France conseille de commencer petit : mieux vaut réussir deux usages que d'en rater dix. Un périmètre étroit et bien documenté donne de meilleures réponses qu'une base large et contradictoire.

Base de connaissances d'un cabinet comptable : la liste

Pour constituer la base de connaissances de l'assistant d'un cabinet d'expertise comptable, rassemblez d'abord les documents internes que l'équipe consulte le plus (manuel de procédures, check-lists, modèles de courriers, charte), puis les textes officiels datés qui répondent aux questions des clients, et seulement ensuite, dans un outil validé, les données des dossiers. La liste ci-dessous suit cet ordre.

Avant de rassembler quoi que ce soit

Trois décisions préalables, tirées du livre blanc « L'IA et la data dans les cabinets d'expertise comptable » de l'Ordre Paris Île-de-France :

Un référent IA désigné dans le cabinet, qui valide ce qui entre dans la base.
Une charte d'utilisation qui classe les données : publiques, internes, clients, sensibles. Les données sensibles (stratégies, litiges) n'entrent dans aucun outil.
Un périmètre étroit pour commencer. Le livre blanc le résume ainsi : mieux vaut réussir deux usages que d'en rater dix.

Étape 1 : les documents internes du cabinet

Document	Pourquoi	Page utile
Manuel de procédures, découpé par procédure	Les questions « comment fait-on… ? » y trouvent leur réponse	Manuel de procédures
Check-lists de révision, un fichier par cycle	« Que dois-je contrôler ? »	Check-list de révision
Grille du dossier permanent	« Que doit contenir le dossier ? »	Dossier permanent
Modèle de lettre de mission et ses annexes	Le contrôleur qualité vérifie l'existence d'une lettre de mission dans les dossiers	Contrôle qualité
Modèles de courriers et réponses types	Répondre aux clients avec le ton du cabinet	Répondre aux mails
Charte IA et règles de confidentialité	« Ai-je le droit de… ? »	Livre blanc de l'Ordre
Livret d'accueil	Les questions des nouveaux arrivants	Intégration

Pour chacun : version validée seulement, une date en tête, un responsable nommé.

Étape 2 : les textes officiels, datés

Ces documents publics répondent aux questions techniques et à celles des clients. Téléchargez-les, notez la date de consultation dans le nom du fichier.

Article 21 de l'ordonnance n° 45-2138 du 19/09/1945 (secret professionnel), sur Légifrance. Voir la fiche.
La page « Je découvre la facturation électronique » d'impots.gouv.fr (modifiée le 26/05/2026) : calendrier, e-reporting, plateformes agréées.
La foire aux questions « Tout savoir sur la facturation électronique » de la Direction générale des Finances publiques : idées reçues, client sans plateforme, sanctions en 2026. Voir client sans plateforme agréée.
La fiche « Mentions obligatoires sur une facture » d'Entreprendre Service Public (vérifiée le 11/08/2026). Voir les nouvelles mentions.
Le livre blanc IA de l'Ordre Paris Île-de-France et, pour le contrôle qualité, la foire aux questions de sa commission qualité.

Le livre blanc rappelle que les IA généralistes ne sont pas entraînées spécifiquement sur la législation française et ne remplacent pas les bases de données juridiques. Une base de connaissances interne ne les remplace pas non plus : elle sert à retrouver ce que le cabinet a déjà validé.

Étape 3 : les données des clients, plus tard et avec précaution

Seulement quand les deux premières étapes fonctionnent, et seulement dans un outil validé par le cabinet :

dossiers permanents, avec un accès limité à l'équipe de chaque dossier ;
historique des demandes clients, si l'outil le permet sans exposer un dossier à tout le cabinet.

L'article 21 soumet les experts-comptables au secret professionnel, sous les peines de l'article 226-13 du code pénal. Le livre blanc demande de ne jamais confier de données clients non anonymisées à une IA qui n'offre pas de garanties de confidentialité suffisantes.

Ce qu'il faut laisser de côté

Les brouillons et versions périmées d'une procédure.
Les doublons : deux versions d'une même check-list produisent des réponses contradictoires.
Les notes techniques non datées sur des sujets qui bougent (facture électronique, échéances).
Tout document contenant des mots de passe ou des accès.
Les données sensibles au sens de votre charte.

La check-list avant le premier chargement

Chaque document a une date et un responsable.
Aucun doublon, aucune version périmée.
Les textes officiels portent leur date de consultation.
La charte dit quels outils sont autorisés pour quelles données.
Vingt questions réelles de l'équipe sont prêtes pour le test.
L'instruction de l'assistant dit de répondre « je ne sais pas » hors des documents.

Pour l'étape suivante, voir le chatbot interne du cabinet. Pour construire cette base dans un outil, ALMA annonce sur sa page Fonctionnalités l'import de fichiers PDF, DOCX, TXT et CSV et la lecture d'un site web. Ce n'est pas la seule solution ; les garanties sur les données de clients sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.