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Dossier permanent de l'expert-comptable : contenu
Ce qu'on range dans le dossier permanent d'un client, ce qui va au dossier annuel, et comment un assistant aide à le tenir à jour sans l'exposer.
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Le dossier permanent d'un client réunit les informations qui restent valables d'un exercice à l'autre : identité et statuts de l'entreprise, contrats durables, options fiscales, organisation, lettre de mission. Le dossier annuel, lui, contient les travaux d'une clôture. Bien tenu, le dossier permanent évite au collaborateur de reposer au client des questions déjà posées ; un assistant d'équipe peut l'aider à s'y retrouver, à condition de respecter le secret professionnel.
Aucun texte ne fixe une liste officielle du contenu d'un dossier permanent. Ce qui suit est une grille d'organisation, à adapter aux procédures de votre cabinet.
Ce qu'on range habituellement dans le dossier permanent
| Rubrique | Exemples de pièces | Pourquoi l'équipe en a besoin |
|---|---|---|
| Identité | Statuts à jour, extrait Kbis, numéro Siren, adresse du siège | Remplir une déclaration, vérifier un pouvoir |
| Gouvernance | Procès-verbaux d'assemblée, liste des dirigeants et associés | Approbation des comptes, affectation du résultat |
| Mission | Lettre de mission signée, avenants, échanges sur le périmètre | Savoir ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas |
| Fiscalité | Régime d'imposition, régime de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), options exercées | Éviter une erreur de régime à la clôture |
| Contrats durables | Baux, emprunts, crédits-baux, contrats de location longue durée | Échéanciers, engagements hors bilan |
| Organisation | Logiciels utilisés par le client, interlocuteurs, banques | Savoir à qui demander une pièce et sous quelle forme |
| Facture électronique | Plateforme agréée choisie par le client, date de mise en place | Comprendre d'où viennent les factures depuis le 01/09/2026 |
Ce qui change chaque année (balance, justificatifs de l'exercice, feuilles de travail) va au dossier annuel. Pour que ces pièces se retrouvent ensuite, le classement par dossier et par exercice et le nommage des fichiers comptent autant que la grille : la page GED de cabinet comptable détaille cette organisation.
Le lien avec le contrôle qualité
La FAQ de la commission qualité de l'Ordre Paris Île-de-France indique que le contrôleur vérifie l'existence d'une lettre de mission, d'un dossier de travail en adéquation avec celle-ci et d'un rapport adapté. La lettre de mission classée au dossier permanent, avec ses avenants, est donc la première pièce qu'on doit pouvoir retrouver. Voir le contrôle qualité.
Ce qu'un assistant peut faire avec le dossier permanent
Un assistant qui a accès au dossier permanent d'un client, dans un outil validé par le cabinet et pour la seule équipe du dossier, peut :
- répondre à une question factuelle en citant la pièce : « D'après les statuts du 12/03/2021 classés au dossier, la date de clôture est le 31/12 » ;
- signaler qu'une information manque ou date : « Le dernier extrait Kbis du dossier a plus d'un an » ;
- préparer la liste des pièces à redemander au client avant la clôture, en comparant le dossier à la grille du cabinet ;
- résumer le périmètre de la lettre de mission pour un collaborateur qui reprend le dossier.
Il ne doit pas : interpréter une clause des statuts, choisir une option fiscale, ni dire au client ce qu'il doit faire. Ces réponses relèvent de l'expert-comptable.
Les règles à poser avant de le brancher
- Secret professionnel. L'article 21 de l'ordonnance du 19/09/1945 soumet les experts-comptables au secret, sous les peines de l'article 226-13 du code pénal. Les données d'un client ne doivent pas être visibles par tout le cabinet à travers l'assistant. Voir la fiche sur l'article 21.
- Classification. L'exemple de charte du livre blanc de l'Ordre Paris Île-de-France classe les données clients à part, autorisées uniquement dans les outils validés par le cabinet, et interdit les données sensibles (stratégies, litiges) dans tous les outils.
- Une seule version. Si les statuts ont été modifiés, l'ancienne version sort de la base de l'assistant ou porte clairement la mention « remplacée le … ». Deux versions qui coexistent donnent des réponses contradictoires.
Rappeler au client ce qu'il doit conserver
Les clients demandent souvent combien de temps garder leurs papiers. La fiche « Durée de conservation des documents » d'Entreprendre Service Public (vérifiée le 01/07/2024) indique 10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour les livres comptables et les pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande, de livraison ou de réception), et 6 ans pour les documents fiscaux. Un assistant peut citer cette fiche, datée, plutôt que de donner une durée de mémoire.
Mettre le dossier permanent à jour : une routine
- À l'acceptation du client : constituer le dossier selon la grille, avec la lettre de mission signée.
- À chaque clôture : demander au client les changements de l'année (dirigeants, statuts, contrats, banques, plateforme agréée).
- À chaque changement de collaborateur : faire résumer le dossier par l'assistant, puis vérifier le résumé avec le chef de mission.
C'est cette routine, plus que l'outil, qui rend les réponses de l'assistant fiables.
Questions fréquentes
Quelle différence entre dossier permanent et dossier annuel ?
Le dossier permanent rassemble ce qui vaut pour plusieurs exercices (statuts, contrats durables, options fiscales, lettre de mission). Le dossier annuel, ou dossier de travail de l'exercice, contient les travaux et justificatifs d'une clôture.
Un assistant peut-il lire les dossiers permanents de tous les clients ?
Techniquement oui, mais ce n'est pas souhaitable : les données clients relèvent du secret professionnel. L'accès doit suivre l'organisation des équipes, dans un outil validé par le cabinet.
Sources
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